Von RA-MICRO zu Actaport: Der Schritt-für-Schritt-Migrations-Guide 2026

RA-MICRO ist mit über 70.000 Arbeitsplätzen Marktführer in Deutschland — und gleichzeitig der Anbieter mit den schlechtesten öffentlichen Nutzerbewertungen im Segment. Auf Trusted.de erreicht RA-MICRO im aktuellen Stand 2,1 von 5 Sternen aus 55 Bewertungen; im Apple App Store liegt die Mobile-App bei 2,2 von 5. Die Kritikpunkte sind über Jahre konsistent: angealterte Benutzeroberfläche, komplexe Lizenzmodelle, Frust bei Updates, eingeschränkter Mobile-Zugriff bei der klassischen On-Premise-Installation, schwer kalkulierbare Gesamtkosten durch modularen Vertrieb.

Das allein ist kein Grund für einen Wechsel — Bestandskanzleien haben mit RA-MICRO über Jahre gewachsene Workflows, Mitarbeiter sind eingelernt, und die Funktionstiefe (insbesondere Zwangsvollstreckung, beA, RVG-Abrechnung) ist real. Wer trotzdem wechseln will, hat in der Regel einen von vier Treibern: (1) Cloud- und Mobile-Bedarf, weil Homeoffice und Gerichtstermine zur Norm wurden; (2) Generationenwechsel in der Kanzlei, junge Berufsträger erwarten browserbasierte Tools; (3) Microsoft-365-Integration, die bei Actaport im Preis enthalten ist; (4) Pricing-Transparenz — Actaport listet €79 (Starter) / €109 (Professional) öffentlich, RA-MICRO bündelt Lizenz, Hosting und Module individuell.

Wenn keiner dieser vier Treiber zutrifft, ist die Migration vermutlich nicht den Aufwand wert. Wenn zwei oder mehr zutreffen, lohnt sich der Schritt fast immer.

Kostenvergleiche zwischen RA-MICRO und Actaport sind anspruchsvoll, weil RA-MICRO modular vertrieben wird und die Listenpreise nur einen Teil der Realität abbilden. Wir rechnen drei realistische Szenarien für eine 5-Personen-Kanzlei (4 Berufsträger + 1 Sekretariat).

Szenario A — RA-MICRO Essentials (cloudgehostet): €50/Nutzer/Monat (€25 Lizenz + €25 Cloud-Hosting) × 5 Plätze × 12 Monate = €3.000/Jahr. Microsoft 365 separat (~€12,90/Nutzer/Monat × 5 = +€774/Jahr). Module wie Zwangsvollstreckung, DMS-Plus, JURA KI optional, je €15–€45/Nutzer/Monat. Realistischer Jahres-TCO: €5.500–€8.500.

Szenario B — RA-MICRO klassisch On-Prem: Lizenzen einmalig ~€2.500/Platz × 5 = €12.500 (über 5 J. = €2.500/J.). Wartung ~18 % p.a. = €2.250/J. Server, IT-Dienstleister, beA-Pflege ~€4.000/J. Microsoft 365 +€774/J. Jahres-TCO: ~€9.500.

Szenario C — Actaport Professional: €109/Nutzer/Monat × 5 Plätze × 12 Monate = €6.540/Jahr. Microsoft 365, beA-Anbindung, Updates, Backup, Standard-Onboarding inkludiert. Keine Server, keine Wartungspauschale. Jahres-TCO: ~€6.540.

Über 5 Jahre liegt Actaport bei rund €32.700, RA-MICRO Essentials bei €27.500–€42.500 (je nach Modulen), RA-MICRO On-Prem bei ~€47.500. Actaport ist also nicht zwingend günstiger als die Essentials-Cloud-Variante — aber kalkulierbar, ohne Modul-Aufschlag und ohne Server-Risiko.

Der Datenexport ist die technisch heikelste Phase. RA-MICRO stellt für Bestandskunden Export-Schnittstellen zur Verfügung; in der Praxis arbeiten Sie mit RA-MICRO Regional-Vertretungen oder direkt mit dem Actaport-Migrations-Team (Standard-Onboarding ist im Professional-Tarif enthalten, Premium-Onboarding kostet €4.999 extra).

Was exportierbar ist: Aktenstammdaten (Aktenzeichen, Beteiligte, Sachstand, Anlagedatum), Adress-Datenbank (Mandanten, Gegner, Gerichte, Behörden), Fristen und Wiedervorlagen, RVG-Vorgänge mit Streitwerten, Kostenrechnungen, Zeiterfassungen, gespeicherte Dokumente aus dem DMS — typischerweise als CSV-Export plus ZIP-Archiv der Dokument-Anhänge.

Was nicht migriert wird: Individuell angepasste Druckvorlagen (müssen in Actaport neu erstellt werden — bei einer Kanzlei mit 15 Vorlagen ~2–4 Tage Arbeit), Makros und Skripte, die in RA-MICRO über Jahre angesammelt wurden, historische Buchhaltungs-Vorgänge in RA-MICRO-Buchhaltung (laufen entweder im alten System ab oder werden in DATEV historisch verbleiben), und beA-Postfach-Inhalte — die liegen ohnehin in der beA-Cloud bei der BRAK und werden nach der Re-Registrierung in Actaport wieder sichtbar.

In der Praxis dauert der Export bei einer 5-Personen-Kanzlei mit 8.000 aktiven Akten 2–4 Wochen, bei einer 15-jährigen Bestandskanzlei mit 25.000+ Akten und vielen Sonderfeldern eher 6–8 Wochen. Planen Sie eine Daten-Cleanup-Phase vorab ein: archivierte Altakten ausschließen, Stammdaten konsolidieren (Dubletten in der Adress-DB sind nahezu garantiert).

Actaport ist 100 % browserbasiert auf Azure DE gehostet — kein Server, keine Installation. Der Setup-Aufwand liegt in der Konfiguration, nicht in der Infrastruktur. Die richtige Reihenfolge erspart Doppelarbeit.

Schritt 1 — Microsoft 365. Actaport Professional enthält Microsoft 365 inkludiert; wenn Ihre Kanzlei bereits ein eigenes Microsoft-365-Tenant nutzt, klärt das Onboarding-Team, ob das bestehende Tenant migriert oder ein neues aufgesetzt wird. Empfehlung: bestehende Tenants behalten, Postfächer und Kalender bleiben damit erhalten.

Schritt 2 — Storage und Akten-Hierarchie. Definieren Sie die Akten-Sachgebiete (Zivilrecht, Familienrecht, Verkehr, Strafrecht etc.) und Aktenzeichen-Schema vor dem Daten-Import. Actaport übernimmt eine bestehende Aktenstruktur, aber spätere Umstrukturierungen sind aufwendig.

Schritt 3 — beA-Wiederanmeldung. Die beA-Karten Ihrer Berufsträger müssen für Actaport neu konfiguriert werden. Das bedeutet konkret: Karten-Lesegeräte am Arbeitsplatz funktionsfähig, beA-Software-Update aktuell, und eine Re-Authentifizierung pro Berufsträger im Actaport-beA-Modul. Planen Sie 30–60 Minuten pro Person ein. Wenn beA-Karten älter als 5 Jahre sind, prüfen Sie vorab das Ablaufdatum — eine abgelaufene Karte mitten in der Migration kostet 2–3 Tage Verzug.

Schritt 4 — Templates und Briefköpfe. Hochladen der Kanzlei-Briefköpfe (PDF + DOCX), Erstellung der wichtigsten Schriftsatz- und Rechnungstemplates. Actaport nutzt Microsoft-Word-Templates mit Platzhaltern — wer aus RA-MICRO mit eigenen Word-Vorlagen kommt, ist hier im Vorteil.

Schritt 5 — Datenimport. Erst jetzt die exportierten RA-MICRO-Daten importieren. Reihenfolge: Adress-DB → Akten → Fristen → Dokumente. Das Actaport-Team fährt typischerweise einen Test-Import in einer Sandbox, prüft mit der Kanzlei 20–30 Stichproben-Akten, und macht dann den Produktiv-Import in einem Wochenend-Fenster.

Die größte Versuchung bei einer Migration ist, alle Workflows aus RA-MICRO 1:1 in Actaport nachzubauen. Das ist meist falsch. Actaport hat eine andere Logik: weniger Module, mehr browserbasierte Flexibilität, dafür weniger tiefe Spezialfunktionen für Nischen wie umfangreiche Zwangsvollstreckung.

Übernehmen Sie mit: Aktenstamm, Adress-DB, Fristen-Logik, RVG-Streitwerte, Wiedervorlagen-Schema, Mandanten-Korrespondenz (DMS). Diese Stammdaten haben Sie über Jahre gepflegt — sie sind wertvoll.

Lassen Sie los: RA-MICRO-spezifische Tastenkürzel und Maus-Workflows (Actaport ist browserbasiert, andere UX-Logik), individuelle Skripte aus der RA-MICRO-DOS-Ära, übermäßig granulare Sachgebiets-Hierarchien (RA-MICRO erlaubt sehr tiefe Verschachtelung, Actaport bevorzugt flachere Strukturen), und vor allem die Erwartung, dass die Refa „nach 2 Tagen alles wieder kann“.

Refa-Schulung ist der unterschätzte Posten. Planen Sie für Sekretariat und ReFa 8–12 Stunden formale Schulung plus 2–3 Wochen Lerneffekt im Echtbetrieb. Actaport bietet Online-Schulungen im Standard-Onboarding, vor-Ort-Trainings im Premium-Paket. Bei kritischen Mitarbeitern (z. B. die ReFa, die seit 20 Jahren die Buchhaltung in RA-MICRO macht) lohnt sich Einzelcoaching.

Mobile Devices. Actaport läuft im Browser — Sie brauchen keine native App auf Laptop und Tablet. Das ist ein Vorteil gegenüber RA-MICRO On-Prem, aber bedeutet auch: Internetverbindung im Gericht/Gerichtssaal wird zur Voraussetzung. Prüfen Sie die Mobilfunk-Abdeckung an typischen Einsatzorten Ihrer Berufsträger.

Ein harter Cut-over am ersten Werktag des Monats funktioniert in der Theorie. In der Praxis brechen dann Mandanten-Anrufe, Fristen und Buchhaltung gleichzeitig zusammen. Das richtige Modell ist ein gestaffelter Parallelbetrieb.

Phase 1 — Parallelbetrieb (1–2 Wochen): Neue Akten ab Stichtag werden in Actaport angelegt. Altakten bleiben in RA-MICRO, werden dort weiterbearbeitet. Berufsträger und Sekretariat arbeiten in beiden Systemen. Das ist anstrengend, aber begrenzt das Risiko.

Phase 2 — Migration Altakten (2–4 Wochen): Die exportierten Bestandsakten werden in Actaport importiert (siehe „Datenexport“). Die Kanzlei arbeitet operativ weiterhin in RA-MICRO an offenen Fristen und beA-Sachen, aber das Sekretariat beginnt Daten-Stichproben in Actaport zu prüfen und meldet Inkonsistenzen.

Phase 3 — Vollbetrieb in Actaport, RA-MICRO als Read-Only (2–4 Wochen): Stichtag für den Voll-Wechsel. Ab jetzt werden auch Altakten-Bearbeitungen in Actaport vorgenommen. RA-MICRO bleibt aktiv, aber nur lesend — für Nachschlage-Zwecke, historische Buchhaltung, falls etwas im Import fehlt.

Phase 4 — Abschaltung RA-MICRO (nach ~3 Monaten): Kündigung der RA-MICRO-Lizenz, Schluss-Backup, Aufbewahrung des Read-Only-Backups gemäß steuerrechtlicher Aufbewahrungspflicht (10 Jahre für Buchhaltungsdaten, 6 Jahre für sonstige Geschäftsunterlagen).

Die Gesamtdauer von Phase 1 bis Phase 4 liegt typischerweise bei 8–12 Wochen. Wer schneller will, riskiert Daten-Inkonsistenzen — wer länger braucht, zahlt unnötig doppelte Lizenzen.

Vier Punkte verursachen in praktisch jeder RA-MICRO-zu-Actaport-Migration den größten Teil der ungeplanten Mehrarbeit. Wer sie kennt, kann sie einplanen.

Stolperstein 1 — DATEV-Buchhaltung. Wenn Ihre Kanzlei DATEV-Anwalt-Buchhaltung via RA-MICRO-Schnittstelle nutzt, müssen Sie klären, wie die Schnittstelle nach dem Wechsel weiterläuft. Actaport bietet eine DATEV-Schnittstelle für Rechnungen und Kostenstellen-Export — sie ist aber anders konfiguriert als die RA-MICRO-DATEV-Brücke. Planen Sie hier 1–2 Werktage gemeinsam mit Ihrem Steuerberater ein, idealerweise vor Quartalsende.

Stolperstein 2 — beA-Karten-Reset. Jede beA-Karte muss in Actaport neu authentifiziert werden (siehe Abschnitt „Actaport-Setup“). Wenn beA-Karten technische Probleme haben — abgelaufene Zertifikate, defekte Kartenleser, vergessene PINs — sind 2–3 Tage Verzug realistisch. Beheben Sie alle Karten-Themen vor dem Cut-over.

Stolperstein 3 — RVG-Templates und Schriftsatz-Vorlagen. Wer in RA-MICRO seit Jahren mit eigenen Vorlagen arbeitet, unterschätzt die Neu-Erstellung in Actaport regelmäßig. Priorisieren Sie: 10–15 Templates abdecken 80 % der Anwendungsfälle. Die exotischen Vorlagen aus 2014 brauchen Sie wahrscheinlich nie wieder.

Stolperstein 4 — Outlook-Sync und Kalender. Actaport synchronisiert Termine und Fristen mit Microsoft 365. Wenn Ihre Kanzlei vorher RA-MICRO-eigene Kalender genutzt hat (nicht Outlook), müssen Sie entscheiden: Werden Bestandstermine importiert oder beginnen Sie in Outlook neu? Beide Wege funktionieren, aber der Import hat Edge-Cases (wiederkehrende Termine mit Ausnahmen werden oft nicht korrekt übernommen).

Die laufenden Lizenzkosten sind kalkulierbar (siehe Kostenvergleich). Die einmaligen Migrationskosten werden regelmäßig unterschätzt. Realistische Schätzung für eine 5-Personen-Kanzlei mit ~8.000 aktiven Akten.

Eine konkrete, an realen Migrationen orientierte Roadmap. Anpassbar nach Kanzleigröße — bei mehr als 10 Berufsträgern auf 45–60 Tage strecken.

Nicht jede Kanzlei sollte wechseln. Vier Konstellationen sprechen klar gegen den Schritt zu Actaport.

1. Sie nutzen RA-MICRO 1 als Solo-Anwalt kostenlos. RA-MICRO 1 ist gratis für eine Person mit bis zu 100 Akten pro Jahr. Bei diesem Volumen rechnet sich Actaport (€79/Monat = €948/Jahr) nicht. Bleiben Sie bei RA-MICRO 1, solange das Akten-Limit reicht.

2. Sie haben hohes Zwangsvollstreckungs-Volumen. RA-MICRO ist seit Jahrzehnten der Marktführer für Zwangsvollstreckungs-Workflows mit tiefer Funktionsintegration (Pfändungs- und Überweisungsbeschlüsse, Vermögensverzeichnis, RVG-Sätze für Vollstreckungstätigkeit). Actaport hat Forderungsmanagement, aber nicht in derselben Tiefe. Wenn Zwangsvollstreckung mehr als 30 % Ihrer Mandate ausmacht, ist der Wechsel mit Funktionsverlust verbunden.

3. Sie haben eine 15+ Jahre alte Installation mit massiven Anpassungen. Wer über Jahre Skripte, Druckvorlagen, individuelle Datenfelder und proprietäre Workflows in RA-MICRO aufgebaut hat, verliert bei einem Wechsel einen Teil dieses Investments. Wenn der jährliche Schmerz mit RA-MICRO geringer ist als der einmalige Migrationsaufwand (€8.000–€12.000) plus Funktionsverlust, bleiben Sie.

4. Sie sind in 24 Monaten in der Ruhestandsplanung. Wenn die Kanzlei mittelfristig aufgelöst oder verkauft wird, ist eine Migration sinnlos. Halten Sie das System stabil bis zur Übergabe.

Für alle anderen — und das sind realistisch 60–70 % der RA-MICRO-Bestandskanzleien — ist Actaport 2026 die bessere Wahl. Aber gehen Sie nicht in die Migration, ohne diese vier Fragen ehrlich für sich beantwortet zu haben.